De meest gemaakte fouten die webshops kunnen voorkomen tijdens het versturen van zakelijke pakketten
Webshoplogistiek is een ingewikkeld proces. Je herkent het vast; je bent super blij met de order, maar je kijkt op tegen het verzendproces. Maar daarentegen weet je ook dat je de verkopen niet kunt afronden zonder afgeleverde zendingen. Als het gaat om het zakelijk pakket versturen dien je met veel zaken rekening te houden wanneer je wilt dat de pakketten in goede staat bij je klanten bezorgd worden. Bovendien kan het maken van een fout je duur komen te staan wanneer je opnieuw pakketten moet verzenden, vooral als de inhoud van het pakket van waarde is. Daarom delen wij graag de meest gemaakte verzendfouten die je als webshop wilt voorkomen.
Keuzes maken omtrent zakelijk pakket versturen
Zakelijke pakketverzending draait vooral om het maken van keuzes. Veel webshopeigenaren vragen zich dan ook het volgende af:
- ‘Welke verzendopties sluiten het best aan op mijn producten?’
- ‘Welke bezorgopties passen bij mijn klant?’
- ‘Moet ik verzendkosten door berekenen? Zo ja, hoe?’
- ‘Met welke vervoerder moet ik nou mijn pakketten gaan verzenden?’
- ‘Hoe deel ik mijn verzendstrategie nu het best met mijn klanten?’
De keuzes die je hierin maakt zijn zo belangrijk dat ze jouw webshop kunnen maken of breken.
Een voorraad die niet klopt
Het komt vaak voor dat onlineshoppers pas op de checkout pagina verrast worden met het nieuws dat het gewenste product tóch niet op voorraad is. Dit is voor veel mensen een reden om de bestelling niet af te ronden en de bestelling elders te plaatsen, ergens waar het product wél op voorraad is. Zijn bepaalde producten uitverkocht? Haal ze dan direct van je webwinkel! Want op het moment dat je voorraad niet op orde is, verlies je mogelijk klanten. Producten met een hoge omloopsnelheid dienen gewoon altijd voorradig zijn. Gelukkig wordt de voorraad in de meeste webwinkels automatisch bijgewerkt. Wees ervan bewust dat voorraad geld kost en dat het vaak lastig in te schatten is hoeveel je dient in te kopen. Met name wanneer je niet over een warehouse managementsysteem beschikt. Daarom deze tip:
Houd bij het inkopen van voorraad altijd rekening met trends
Lees ook: Een digitaal magazijn voor webshops. Hoe werkt dat?
Onverwachte toeslagen door verkeerd gekozen verzendoptie
Geen enkele vervoerder is hetzelfde. Iedere vervoerder biedt verschillende verzendopties met eigen richtlijnen en prijzen. Hierbij is een veelgemaakte fout dat er veelal gekozen wordt voor de goedkoopste verzendoptie. Er wordt dan geen rekening gehouden met eventuele toeslagen. Zo kan een te groot of te zwaar pakket voor extra toeslagen zorgen. Komt het pakket bij de ene vervoerder buiten de richtlijnen, kijk dan eens naar de mogelijkheden bij een andere vervoerder. Ook bestaan er verzendopties die alléén gelden voor zakelijke adressen. Gebruik je deze methode per ongeluk voor particuliere klanten, dan wordt er een toeslag gerekend. Dit geldt ook andersom, dus let hierbij goed op.
Overschrijden van het volumegewicht
Zoals hierboven al is aangegeven is het erg belangrijk om rekening te houden met de afmetingen van je pakket. Vaak wordt er een licht pakket verzonden waarbij het volumegewicht te hoog is. Het volumegewicht bereken je eenvoudig met de volgende formule: lengte x breedte x hoogte = volume - gewicht in kilogram. Let dus altijd goed op de afmetingen en het gewicht van het zakelijke pakket en bereken indien nodig het volumegewicht. Want bij sommige vervoerders liggen toeslagprijzen hoger dan bij anderen. Dus zorg dat je voor het zakelijk pakket versturen al vooronderzoek hebt gedaan naar de regels per vervoerder.
Zakelijk pakket versturen zonder verzekering
Verstuur je vaak waardevolle zendingen? Dan is het aan te raden om zakelijke pakketten verzekerd te versturen of te kiezen voor verzending met handtekening. Hierdoor is de inhoud van je pakket verzekerd bij vermissing of schade. Pakketten zijn namelijk niet standaard verzekerd. Dit betekent dat jij moet opdraaien voor de kosten door beschadiging of bij vermissing van pakketten. Zelfs op het moment dat je een melding maakt bij de vervoerder is de kans klein dat jij de kosten kunt verhalen. Let dus bij iedere zending goed op de inhoud van het zakelijke pakket en controleer of de verzendoptie past bij de zending. In sommige gevallen zijn verzendopties namelijk standaard verzekerd tot een bepaald bedrag. Wist je dat jij als webshopeigenaar verantwoordelijk blijft voor de zending, tot jouw klant het pakket heeft ontvangen? Zelfs als de buurman van je klant het pakket aanneemt, blijf jij verantwoordelijk tot jouw klant het product in zijn of haar bezit heeft.
Niet volgens de eisen verpakken en labelen van pakketten
Het is erg belangrijk dat de producten die je verzendt op de juiste manier verpakt én gelabeld zijn. Is dit niet het geval? Dan kan het zijn dat het pakket niet op de plaats van bestemming komt. Naast dat je producten op de juiste manier verpakt om ze in goede staat aan te laten komen doe je dat ook omwille de gestelde eisen van de vervoerders. Check altijd zorgvuldig de eisen van elke vervoerder waar je mee verzendt, ook wat betreft de binnenverpakking. Want wanneer dit niet op orde is kan het zo zijn dat je er een toeslag over moet betalen. Zorg er ook voor dat je tijdens het zakelijk pakket versturen het verzendlabel de juiste informatie bevat en dat het scanbaar is. Let bij het plakken van de labels op de eisen van de vervoerder. Zo kan een eis zijn dat het label altijd op de langste zijde van het pakket geplakt moet worden. Verzend je één zending met meerdere pakketten? Zorg dat elk pakket een eigen verzendlabel heeft. Een tip: plak nooit plakband over de barcode heen, want ook dat kan ervoor zorgen dat de code niet goed te scannen is. Wanneer je zakelijke pakketten internationaal verzendt dien je rekening te houden met extra zaken. Zo moeten de douaneformulieren correct, volledig ingevuld en bijgevoegd zijn bij de zending. Het niet volledig invullen van de formulieren of zelfs het ontbreken van de verplichte formulieren kan zorgen voor vertraging of voor naheffing als blijkt dat niet de juiste invoerrechten betaald zijn. Controleer dus per vervoerder wat de eisen en richtlijnen zijn.
Niet volgens de regels verzenden van gevaarlijke goederen
Voor sommige goederen gelden er strengere regels, denk hierbij aan stoffen die brandgevaarlijk, giftig of slecht voor het milieu zijn zoals verfsoorten, elektronische apparatuur of lithiumbatterijen. Op het moment dat je gevaarlijke goederen verzendt, moet je een Material Safety Data Sheet (MSDS) ter informatie voor de vervoerder invullen. Op deze manier kan de vervoerder vaststellen of de zending daadwerkelijk een ‘gevaarlijk goed’ omvat. De MSDS wordt ook wel het veiligheidsinformatieblad genoemd. Dit is een document waarin de gevaren van een gevaarlijke stof of mengsel en de adviezen om er veilig mee te werken omschreven staan. Het MSDS omvat de chemische samenstelling van het product, de vereiste persoonlijk beschermingsmiddelen en transport en afvoer eisen. Het bijvoegen van een MSDS-sheet, in de officiële taal van het land waar het product op de markt wordt gebracht, is wettelijk verplicht. Wanneer pakketten via luchtvracht worden verzonden, dan gelden overigens strengere eisen. Ben je niet zeker of de goederen die jij wilt verzenden op de lijst van gevaarlijke goederen staan? Neem dan contact op met de vervoerder waarmee je verzendt.
Gratis verzenden met schrale marges
Het woord ‘gratis’ klinkt webshoppers als muziek in de oren. Uit onderzoek blijkt dat het aanbieden van de bezorgoptie ‘gratis verzenden’ een doorslaggevende factor is in het doen van een aankoop. Maar voor veel webshops is ‘gratis verzending’ één van de grootste kostenposten en voelt het aanbieden ervan als het wegsnoepen van eigen marge. En voor de consumenten vaak als bedrog. Want vaak worden de verkoopprijzen van producten verhoogd om gratis verzending te kunnen aanbieden. Toch is het aanbieden van gratis verzending een must voor vrijwel iedere webshop. Wanneer je de verkoopprijzen niet verhoogt blijven er slechts schrale marges op de producten over. En wanneer er dan iets misgaat met de bestelling draai je al snel verlies. Denk dus heel goed na welke producten je wel of juist niet gratis kunt verzenden; zo bied je eenvoudiger gratis bezorging bij duurdere producten of lichte producten. Bij producten waar dit niet zo gemakkelijk is kun je overwegen om te gaan werken met een gratis verzenddrempel. Als je deze strategie goed weet toe te passen, dan kan een gratis verzenddrempel voor een flinke omzetverhoging zorgen. Het draait hierbij allemaal om het bepalen van het juiste bedrag.
Een formule die jou kan helpen bij het bepalen van de juiste verzenddrempel is: gemiddeld orderbedrag + (standaard verzendkosten x 3) = gratis verzenddrempel.
Vergeten rekening te houden met retourkosten
Webshoplogistiek omvat meer dan alleen het verzenden van producten naar jouw klant. Want op het moment dat jouw klant niet tevreden is over het ontvangen product, heeft hij het recht om het product te retourneren op basis van het herroepingsrecht. Naast het aankoopbedrag dienen ook de verzendkosten vergoed te worden. Wanneer jij je als webshopeigenaar niet houdt aan dit herroepingsrecht kun je een boete verwachten. Hierdoor kun je als professionele webshop niet zonder goede en betrouwbare retouroplossingen. Tevens verlagen goede retouroplossingen de drempel om in jouw webshop te bestellen. En wist je dat de kans op retouren daalt wanneer je een langere periode voor retourneren hanteert? Over iets dat verder weg is, wordt namelijk minder nagedacht. Bol.com hanteert daarom een retourtermijn van 30 dagen, superslim, vind je ook niet?
Slechte en onduidelijke communicatie
Wist je dat 22% van de webshoppers zijn of haar bestelling niet afrondt, omdat de prijs van de verzending te laat in het aankoopproces weergegeven wordt? Helaas komt dit nog erg vaak voor. Daarom is het aan te raden jouw verzendmogelijkheden overzichtelijk en helder te communiceren in jouw webshop én tijdens de webshop-checkout. Vergeet niet dat consumenten steeds meer eisen, ze willen in één oogopslag de voordelen van een bestelling in jouw webshop kunnen zien.
Communiceer daarom op productpagina’s zoveel mogelijk de pluspunten van jouw webshoplogistiek, te denken aan:
• De productvoorraad
• De levertijd
• De prijs van verzending
• De retourmogelijkheden
• De cut-off tijd: bijvoorbeeld vóór 12 uur besteld = vandaag in huis (same day delivery)
Daarbij is het van groot belang om jouw klant zo veel mogelijk op de hoogte te houden van de status van het pakket. Gaat er iets mis? Geen paniek, communiceer dit dan proactief, zodat je negatieve reviews voor bent. Zo kun je bijvoorbeeld bij iedere statuswijziging van het pakket een Track & Trace notificatie sturen.
Tot slot: een aantal extra tips voor het zakelijk pakket versturen
Omdat consumenten steeds kritischer kijken naar de verzendkosten is het goed om na te gaan hoe jij pakketten goedkoop kunt verzenden. Dave Corporaal van Crazylabels, expert op het gebied van pakketzendingen, geeft de vier beste tips om goedkoop pakketten te verzenden.
Tip 2: Kies voor samenwerking op langere termijn: klantbinding
Tip 3: Vergelijk verschillende pakketvervoerders met elkaar
Tip 4: Ga voor het juiste verpakkingsmateriaal
